7 fórmulas Google Sheets para exprimir tus datos

Joan Buigues
12 de Septiembre, 2018
/ Marketing digital

 

Las Google Sheets u hojas de cálculo de Google se han convertido a día de hoy en una herramienta imprescindible para muchas empresas. Y es que ofrecen la mayoría de las funcionalidades de las hojas de cálculo tradicionales con la ventaja de estar en la nube. De esta manera, podemos trabajar por equipos haciendo cambios individualmente sobre un mismo archivo que se autoguarda en tiempo real.

Una vez tenemos creado nuestro entorno en Google Drive con una cuenta de Google, podremos comenzar a trabajar nuestros datos para el análisis. Porque dependerá de la naturaleza y la complejidad de nuestros datos pero, en la mayoría de casos, será necesario realizar algunas transformaciones (reagrupar, reordenar, seleccionar los datos, etc.) para posteriormente sacar conclusiones con nuestro análisis y/o representación gráfica.

1. CONCATENAR

Esta fórmula la podemos utilizar para unir datos que se nos han facilitado de manera separada en columnas pero que nos interesa tenerlos de manera conjunta. De esta manera enlazamos valores de diversas columnas, aunque también podemos anexar un valor constante que queramos introducir:  

CONCATENAR(valor1; valor2)

En el ejemplo además utilizamos el espacio en blanco para delimitar, pero podemos usar cualquier otro valor si queremos separar.

funcion-concatenar

 

2. SI

Devuelve un valor si una expresión es verdadera y otro si la expresión es falsa.

SI(expresión_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

El segundo valor es opcional (si se omite, aparecerá un FALSO cuando se cumpla) pero es importante asegurarse que el orden de los valores es el correcto, incluyendo siempre en primer lugar el valor si la expresión es verdadera.

Aquí un ejemplo muy sencillo de la función SI para categorizar una variable numérica:

funcion-si

 

3. SUMAR.SI

Una variante de la fórmula anterior, pero en este caso sumaremos los valores de un rango únicamente si cumplen la condición que le indiquemos.

SUMAR.SI(intervalo; criterio; [intervalo_suma])

Resulta útil para obtener el sumatorio de un grupo de productos en base a un texto, como en el siguiente ejemplo (cuando contenga el texto “Tomate”), pero también podemos establecer un criterio numérico, sumar cuando un valor sea positivo, por ejemplo.

funcion-sumarsi

 

4. CONTAR.SI

Útil también para conocer información sobre un determinado subconjunto de los datos que tenemos. Esta fórmula nos devuelve un conteo simple de los registros que cumplen un determinada condición.

CONTAR.SI(intervalo; criterio)

En el siguiente ejemplo, nos permite saber cuántos alumnos son mayores de edad. Pero podríamos también contabilizar con más de un criterio y para ellos utilizaríamos la fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO

funcion-contarsi

 

5. BUSCARV

Nos permite buscar verticalmente un valor dentro de una columna o rango y nos devuelve el valor de una celda concreta de la fila encontrada.

BUSCARV(valor_búsqueda; intervalo; índice; [está_ordenado])

Se recomienda especificar FALSO en el argumento está_ordenado para la mayoría de los casos ya que, por defecto se indica como VERDADERO, a no ser que tengamos ordenada la primera columna del intervalo.

En este ejemplo, queremos buscar un ID dentro de una lista de productos y saber de qué producto concreto se trata (columna 2 del rango).

funcion-buscarv

 

6. SI.ERROR

Esta fórmula de Google Sheets podemos combinarla con otras fórmulas para evitar que nos salga un mensaje de error, por ejemplo, el #¡DIV/0! al dividir una cantidad entre cero. Concretamente nos devuelve el primer argumento si el valor no ofrece ningún error y nos devuelve el segundo si existe error.

SI.ERROR(valor; [valor_si_error])

Por ejemplo, queremos indicar que hay que revisar una operación en la que no se han vendido unidades pero que ha generado coste.

funcion-sierror

 

7. IMPORTRANGE

A veces ocurre que necesitamos insertar en un nuevo documento de Google Sheets un rango de datos o una hoja completa de otro documento.

IMPORTRANGE(clave_hoja_cálculo; cadena_intervalo)

Una vez hayamos dado el permiso necesario de acceso al documento de origen, esta vinculación será dinámica, es decir, cualquier cambio que hagamos en los datos de origen se replicarán en la hoja de destino.

funcion-importrange

 

Y estas son algunas de las fórmulas de Google Sheets para trabajar con datos, aunque aquí está la Lista de funciones de Hojas de cálculo de Google completa.

Lo interesante es que estas fórmulas se pueden anidar y conseguir operaciones más avanzadas. No es nada raro trabajar con 3 o 4 fórmulas combinadas para usos más específicos.

¿Conocías estas fórmulas de Google Sheets? ¿Qué otras fórmulas utilizas en Google Sheets para transformar tus datos?