Bases de datos de clientes, el alma de cualquier empresa eficaz

¿Conoces a los clientes de tu empresa? Ya sabes que la información es poder, y cuanto más conocimiento tengas de todos los movimientos que hacen tus clientes cada vez que interactúan con tu compañía, mejor podrás adaptar tus productos y/o servicios a sus necesidades reales.

Tener la información de cada cliente ordenada y accesible a cualquier persona de la empresa, es un plus de organización y productividad que te ayudará a mejorar tu calidad, además de muchas otras acciones que puedes llevar a cabo y de las que quiero hablarte en este artículo.

Hoy quiero hablarte de la base de datos de clientes. Veremos qué es, aunque es probable que ya lo sepas; quiero mostrarte las razones por las que es necesario tener una base de datos viva, actualizada y accesible; también te enseñaré cómo mantenerla actualizada, y además veremos algunas herramientas donde puedes alojar los valiosos datos de tus clientes.

¡Comenzamos!

¿Qué es una base de datos de clientes?

Una base de datos de clientes es lo que estás imaginando, el conjunto de datos que recogen información relevante y muy valiosa de los clientes de tu empresa. 

Lo más importante de tener toda esta información en tu poder, es la gran cantidad de cosas que puedes hacer para conocer mejor a tus clientes, algo que te ayudará a incrementar tus ventas y crecer.

Los datos que debe contener la base de datos tienen que proporcionar la información suficiente para poder tomar decisiones. Además de los datos personales y de contacto, es importante que no olvides la fecha de nacimiento, el género o la fecha en que realizó la última compra, por ejemplo.

Ante todo, tienes que ser capaz de responder a la pregunta de para qué vas a usar esta base de datos. 

No caigas en el error de muchas empresas que, o bien llenan sus bases de datos con información de relleno que no sirve para nada, pensando que puede ser relevante; o, por el contrario, recogen tan poca cantidad de datos que no aportan nada, dejando incompleta información tan relevante como el canal de gestión o las incidencias.

Las ventajas de tener una base de datos de clientes

Una base de datos de clientes es un síntoma de eficacia en la empresa, además de optimizar la productividad y el rendimiento de todas las personas que la integran. 

Veamos todas las ventajas que aporta tener la información de tus clientes ordenada dentro de una base de datos:

• Datos unificados: una única base de datos para toda la compañía facilita mucho el trabajo de búsqueda de información de los clientes. Hay muchas empresas que cuentan con una base de datos de clientes diferente en cada departamento.

Es verdad que el equipo del departamento de marketing necesita unos datos distintos a los administrativos de la empresa. Pero esto no significa que cada departamento tenga que hacer su propia base de datos; al contrario, toda la información tiene que estar recogida en una única base de datos y los diferentes departamentos tendrán acceso sólo a aquella información que necesitan.

• Segmentación de los clientes: tener los datos de todos tus clientes en una única base de datos te ayudará a hacer las segmentaciones que necesites de manera mucho más fluida y organizada.

Además, al tener toda la información en un único lugar, siempre puedes hacer tus comparaciones en las diferentes segmentaciones; y esto te aportará un plus de información.

• Proteges mejor los datos de tus clientes: a la hora de hacer cualquier copia de seguridad, sólo tienes que hacerla de una única base de datos. Así, te garantizas la conservación de la información, tal y como exige la ley de protección de datos.
• Evitas tener información duplicada: el acceso de toda la plantilla de la empresa a una única base de datos simplifica mucho las cosas, sobre todo a la hora de ahorrar espacio de almacenamiento al no haber ningún dato duplicado.

Para qué puedes utilizar tu base de datos de clientes

Una base de datos es un documento que va más allá del almacenamiento de la información. Puedes darle múltiples usos en función de los objetivos que te marques o, incluso, de la estrategia de la compañía.

Veamos algunos ejemplos de uso de este valioso documento:

• Agenda: es el uso más sencillo y habitual con el que puedes sacarle mucho partido a tu base de datos de clientes. Úsala cuando necesites contactar con ellos para cualquier gestión.
• Campañas de marketing: los campos que contienen los datos de las últimas compras, o los hábitos de consumo, entre otros, pueden ayudarte a crear una campaña de marketing totalmente adaptada a sus necesidades.
• Campañas de recuperación de clientes: filtra los datos de tu base de datos por fechas de compra, y centra tu objetivo en las personas que hace más de X tiempo que no hacen una compra en tu empresa. Crea, entonces, una campaña especial para recuperarlas e incrementar tus ventas.
• Atención al cliente con excelencia en calidad: crea newsletters y/o comunicaciones específicas para cada tipo de cliente, según tu selección y segmentación. De esta manera, estarás acercándote a todos de una forma totalmente personalizada y respondiendo a sus necesidades.

Consejos y herramientas para crear una base de datos excelente

Como te decía antes, crear una base de datos sin un objetivo no tiene ningún sentido. Esta incertidumbre siempre da lugar a recopilar datos innecesarios o, todo lo contrario, quedarte muy escaso de información.

Por ello, antes de empezar a crear ninguna base de datos de clientes, te recomiendo que te respondas a la pregunta ¿para qué vas a usarla? Piensa lo que quieres hacer una vez tengas toda la información recogida, y cómo vas a usar esos datos. El siguiente paso está en anotar todos los campos que quieres llenar de datos; por ejemplo, si tu empresa tiene un detalle con los clientes en el día de su cumpleaños, es vital que registres la fecha de nacimiento de cada uno de ellos.

A la hora de recoger los datos, tienes que crear una estrategia que resulte atractiva para los clientes; porque nadie va a decirte cuándo es su cumpleaños si no le cuentas por qué quieres saberlo. 

Una buena idea de conseguir los datos que necesitas es a través de acciones que requieran un registro previo; los sorteos, concursos y promociones suelen dar muy buen resultado.

Crea secciones dentro de tu base de datos; así, tendrás mucho camino hecho cuando quieras segmentar los públicos para poner en marcha una acción concreta. 

Por último, cuida y monitoriza la base de datos con regularidad. Además de medir los impactos de las campañas que realices a partir de la información que te proporciona, debes mantener actualizados todos los datos de tus clientes.

Revisa y comprueba los campos de datos cada 2-3 meses, para tener una base de datos viva, actualizada y 100% veraz.

¿Qué herramienta utilizar para guardar tu base de datos de clientes?

El único requisito que debes tener en cuenta antes de elegir la herramienta donde gestionarás la base de datos, es el número de clientes que tienes. También debes tener en cuenta las personas de tu empresa que necesitan tener acceso de forma simultánea a ella.

Estas son las tres herramientas más usadas del mercado:

• Excel: esta hoja de cálculo no es una base de datos, como tal, pero te permite hacer múltiples operaciones necesarias, como análisis de datos o presentaciones gráficas, que visualizan mucho mejor cualquier monitorización.
• MySQL: es una de las bases de datos más utilizadas a nivel mundial. Y es que su gran versatilidad y la facilidad de conexión simultánea de varios usuarios, la han convertido en la favorita de millones de empresas.
• Oracle: lo mejor de esta herramienta es que es escalable a nivel empresarial. Te permite acceder a los datos tanto en modo local como de forma remota. Y, además, puedes guardar hasta 8 terabytes de datos.

Conclusión

Una gestión adecuada de los datos que te dejan los clientes puede ser la clave del éxito de tu empresa. Y es que saber segmentar la información para utilizarla con estrategia, puede ayudarte a incrementar tus ventas y mejorar la calidad de tus productos y/o servicios.

Además, y de cara al equipo interno de la compañía, la creación de una única base de datos de clientes ayuda a mejorar la productividad de los empleados, optimizando, también, los costes de gestión.

¿Tienes a tus clientes en una base de datos? ¿Cómo la utilizas? ¿Has notado una mejoría en la rentabilidad de tu compañía? Cuéntanos en comentarios, nos encantará leerte.